Di era komunikasi serba digital, panggilan telepon bisnis tetap memiliki peran penting—baik untuk membangun hubungan, merespon cepat situasi, maupun menyampaikan keputusan penting. Namun, berbeda dengan obrolan santai, telepon bisnis memerlukan struktur, etika, dan kejelasan.
Artikel ini membahas panduan praktis memulai dan menutup telepon bisnis secara sopan, termasuk skrip singkat untuk panggilan dalam dan luar negeri.
✅ Mengapa Etika Panggilan Itu Penting?
- Mencerminkan profesionalisme pribadi & perusahaan
- Meningkatkan efisiensi dan fokus pembicaraan
- Menghindari kesalahpahaman antar budaya & bahasa
- Memberi kesan sopan dan menghargai waktu lawan bicara
1. Cara Memulai Telepon Bisnis Secara Profesional
Sebelum menelepon, pastikan:
- Anda berada di tempat yang tenang
- Sudah memiliki poin pembicaraan (bisa dicatat singkat)
- Panggilan Anda tepat waktu sesuai kesepakatan (jika terjadwal)
📞 Skrip Pembuka (Panggilan Dalam Negeri):
“Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama], saya [Nama Anda] dari [Perusahaan]. Apakah saya menghubungi di waktu yang tepat?”
Jika sudah terjadwal:
“Halo Bapak/Ibu [Nama], sesuai janji, saya menelepon pukul [jam]. Apakah kita bisa mulai pembicaraan sekarang?”
2. Script Panggilan Luar Negeri: Pembuka Formal
Saat menelepon kolega atau klien dari negara lain, gunakan bahasa Inggris formal:
“Good morning, this is [Your Name] from [Your Company]. Am I speaking to [Their Name]? Is this a good time to talk?”
Jika melalui perantara atau asisten:
“May I speak with Mr./Ms. [Last Name], please? I have a scheduled call with them.”
3. Panduan Nada Bicara
- Gunakan suara yang ramah tapi tidak terlalu santai
- Jangan terlalu cepat bicara, terutama jika lawan bicara bukan native speaker
- Hindari multitasking saat menelepon—fokus penuh
4. Cara Menutup Panggilan dengan Sopan
Penting untuk mengakhiri panggilan dengan kesan rapi, terstruktur, dan sopan.
📞 Skrip Penutup Panggilan Dalam Negeri:
“Baik, terima kasih atas waktunya, Bapak/Ibu. Jika ada hal tambahan, saya akan menghubungi lewat email. Selamat melanjutkan hari.”
Atau:
“Saya akan kirim ringkasan pembicaraan ini melalui email, dan kita bisa follow-up minggu depan. Terima kasih dan salam hormat.”
🌐 Skrip Penutup Panggilan Luar Negeri (Bahasa Inggris):
“Thank you for your time. I will send a summary of our discussion by email shortly. Please don’t hesitate to reach out if you have any further questions.”
“It’s been a pleasure speaking with you. I appreciate your insights. Have a great day!”
5. Tips Cepat: Hal yang Harus & Tidak Boleh Dilakukan
| Do | Don’t |
|---|---|
| Perkenalkan diri dengan jelas | Langsung ke inti tanpa basa-basi sopan |
| Tanyakan waktu yang tepat | Menelepon tanpa konfirmasi atau janji |
| Tutup dengan ringkasan & ucapan terima kasih | Tutup tiba-tiba tanpa penutup sopan |
| Follow-up dengan email | Lupa mengkonfirmasi hal-hal penting |
Penutup
Etika dalam panggilan telepon bisnis bukan hanya soal tata krama, tapi juga membangun reputasi, memperkuat hubungan, dan memastikan komunikasi berjalan lancar. Dengan skrip yang tepat dan sikap profesional, setiap panggilan bisa menjadi peluang membangun kepercayaan.