Mengapa Etika Panggilan Telepon Bisnis Penting?
Telepon masih menjadi salah satu media komunikasi bisnis yang formal dan profesional. Cara Anda membuka dan menutup percakapan dapat mencerminkan sikap, profesionalisme, serta keseriusan perusahaan Anda. Kesalahan kecil dalam etika telepon bisa membuat lawan bicara merasa tidak dihargai.
Dengan memahami panduan ini, Anda akan mampu:
- Memberikan kesan pertama yang baik.
- Menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara.
- Mengakhiri percakapan dengan rapi dan profesional.
Panduan Membuka Panggilan Telepon Bisnis
- Sapa dengan Salam yang Tepat
Gunakan salam sesuai waktu, misalnya: “Selamat pagi” atau “Good morning.” - Perkenalkan Diri dan Perusahaan
Sebutkan nama Anda dan perusahaan yang diwakili. - Nyatakan Tujuan Panggilan
Singkat, jelas, dan langsung pada inti. - Pastikan Waktu Lawan Bicara Tepat
Tanyakan apakah mereka punya waktu untuk berbicara.
Panduan Menutup Panggilan Telepon Bisnis
- Ringkas Isi Pembicaraan – Ulangi poin penting agar tidak terjadi salah pengertian.
- Sampaikan Ucapan Terima Kasih – Hargai waktu yang diberikan lawan bicara.
- Akhiri dengan Salam yang Sopan – Misalnya “Selamat siang” atau “Have a great day.”
Contoh Skrip Panggilan dalam Bahasa Indonesia
Membuka Panggilan
Anda:
“Selamat pagi, Bapak/Ibu. Saya [Nama] dari [Perusahaan]. Apakah saya sedang berbicara dengan Bapak/Ibu [Nama Penerima]? Saya ingin mendiskusikan mengenai [tujuan singkat]. Apakah saat ini waktu yang tepat untuk berbicara?”
Menutup Panggilan
Anda:
“Terima kasih banyak atas waktunya, Bapak/Ibu. Jadi kita sepakat untuk [ringkasan poin penting]. Saya akan mengirimkan email tindak lanjut segera. Semoga hari Anda menyenangkan.”
Sample Call Script in English
Opening the Call
You:
“Good morning, this is [Your Name] from [Company Name]. May I confirm if I’m speaking with Mr./Ms. [Recipient’s Name]? I’d like to discuss [short purpose]. Is this a convenient time to talk?”
Closing the Call
You:
“Thank you very much for your time. To recap, we have agreed on [key summary point]. I’ll follow up with an email shortly. Wishing you a great day ahead.”
Kesimpulan
Membuka dan menutup panggilan telepon bisnis dengan sopan adalah seni komunikasi profesional. Gunakan salam yang sesuai, perkenalkan diri dengan jelas, nyatakan tujuan singkat, dan akhiri dengan ringkasan serta ucapan terima kasih. Dengan cara ini, hubungan bisnis akan terjalin lebih positif dan profesional.