Dalam dunia kerja yang serba digital, komunikasi melalui chat dan email menjadi alat utama dalam berkoordinasi dengan rekan kerja, atasan, atau klien. Namun, kesalahan dalam komunikasi tertulis ini bisa menimbulkan kesalahpahaman, menghambat produktivitas, atau bahkan merusak citra profesional Anda. Untuk itu, penting untuk mengetahui cara menghindari kesalahan dalam chat dan email kantor.
1. Gunakan Bahasa yang Profesional dan Jelas
🔹 Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau informal, terutama saat berkomunikasi dengan atasan atau klien.
🔹 Gunakan kalimat yang jelas dan langsung ke poin utama, hindari terlalu bertele-tele.
🔹 Pastikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca sudah benar untuk menghindari kesalahpahaman.
Contoh yang salah:
“Bro, gimana ya soal laporan kemarin? Bisa bantu?”
Contoh yang benar:
“Selamat pagi, Pak/Bu. Saya ingin menanyakan status laporan kemarin. Mohon informasinya, terima kasih.”
2. Periksa Kembali Sebelum Mengirim
📝 Sebelum menekan tombol “Kirim”, pastikan Anda telah memeriksa isi pesan atau email. Beberapa hal yang perlu diperiksa:
- Ejaan dan tata bahasa yang benar.
- Nama dan alamat penerima sudah sesuai.
- Lampiran atau file sudah dilampirkan jika diperlukan.
Tips: Coba baca ulang email dengan suara pelan untuk melihat apakah ada kesalahan atau bagian yang kurang jelas.
3. Jangan Menggunakan CAPS LOCK Berlebihan
⚠️ Menulis dengan huruf kapital semua bisa dianggap sebagai “berteriak” dalam komunikasi digital dan dapat menimbulkan kesan negatif.
Contoh yang salah:
“TOLONG SEGERA KIRIMKAN LAPORAN!!!”
Contoh yang benar:
“Mohon segera dikirimkan laporan tersebut. Terima kasih.”
4. Hindari Penggunaan Emoji dan Singkatan Berlebihan
😊✅ Emoji bisa membantu menunjukkan emosi, tapi dalam komunikasi kantor, penggunaannya harus tetap profesional dan tidak berlebihan.
📵❌ Hindari singkatan informal seperti “LOL”, “BTW”, atau “GWS” dalam email resmi.
Contoh yang salah:
“Hai, laporan udah OK ya! 😊👍”
Contoh yang benar:
“Halo, laporan sudah saya periksa dan siap dikirim. Terima kasih.”
5. Jangan Langsung Membalas Saat Emosi
😡🔥 Saat menerima email atau chat yang membuat Anda kesal, hindari langsung membalas dalam kondisi emosi. Tarik napas dalam, baca ulang pesan tersebut, dan pikirkan jawaban yang lebih profesional.
Jika perlu, beri jeda beberapa menit sebelum merespons agar jawaban Anda tetap tenang dan profesional.
Contoh respons profesional:
“Saya memahami kekhawatiran Anda. Mari kita bahas solusi terbaik untuk masalah ini.”
6. Gunakan Subjek yang Jelas dan Relevan dalam Email
📧 Subjek email yang jelas membantu penerima memahami isi email dengan cepat. Hindari subjek yang terlalu umum atau tidak menggambarkan isi email.
Contoh yang salah:
“Penting!!!”
Contoh yang benar:
“Permintaan Revisi Laporan Penjualan Q2 – Mohon Konfirmasi”
7. Gunakan Fitur CC dan BCC dengan Bijak
📤 Jika perlu menyalin email ke orang lain, gunakan CC (Carbon Copy) untuk penerima yang perlu mengetahui isi email tetapi bukan penerima utama.
📥 Gunakan BCC (Blind Carbon Copy) jika ingin mengirim email ke banyak orang tanpa mereka mengetahui daftar penerima lainnya.
8. Hindari Spam dan Kirim Email Berulang-ulang
🚫 Mengirim banyak email dalam waktu singkat dapat mengganggu penerima dan terlihat tidak profesional. Jika belum mendapat balasan, tunggu beberapa waktu sebelum mengirim follow-up.
Tips follow-up email:
- Tunggu 24-48 jam sebelum mengirim pengingat.
- Gunakan bahasa yang sopan, misalnya:
“Halo, saya ingin menindaklanjuti email sebelumnya mengenai laporan proyek. Mohon konfirmasinya jika ada update. Terima kasih.”
Kesimpulan
Menghindari kesalahan dalam chat dan email kantor dapat membantu Anda membangun komunikasi yang lebih efektif, profesional, dan produktif. Dengan memastikan bahasa yang digunakan sopan, jelas, dan tanpa kesalahan, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan meningkatkan kesan profesionalisme dalam dunia kerja.